Datenschutzerklärung

WU Socialmedia GbR
bei der Lohmühle 49
74182 Obersulm
E-Mail: info@gastlo.de · Telefon: [bitte ergänzen: Telefonnummer]

Für Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Gastlo ist eine Software für Personalverwaltung in der Gastronomie. Die Daten der Beschäftigten (zum Beispiel Dienstpläne, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Lohndaten) erfasst der jeweilige Betrieb. Für diese Daten ist der Betrieb als Arbeitgeber verantwortlich; wir verarbeiten sie ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO, siehe Auftragsverarbeitung).

Beschäftigte wenden sich mit Fragen zu ihren Daten bitte zuerst an ihren Arbeitgeber. Diese Datenschutzerklärung betrifft die Daten, für die WU Socialmedia GbR selbst verantwortlich ist: Besuch der Website, Registrierung und Kundenkonto, Anmeldung, Abrechnung und Support.

Bereitstellung der Website (Server-Protokolle). Beim Aufruf werden IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem verarbeitet, um die Seite auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Registrierung und Kundenkonto. Name, E-Mail-Adresse, Name und Ort des Betriebs, Bundesland sowie ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (nur als Hash) benötigen wir, um den Vertrag zu schließen und das Konto bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Anmeldung und Sicherheit. Für die Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie, speichern den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und protokollieren Änderungen im Änderungsprotokoll (Audit-Log), um Missbrauch zu erkennen und Nachvollziehbarkeit zu sichern (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f, Art. 32 DSGVO).

System-E-Mails. Wir versenden E-Mails, die für die Nutzung nötig sind: Willkommensmail, Bestätigung der E-Mail-Adresse, Links zum Zurücksetzen des Passworts und Benachrichtigungen aus der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbung versenden wir nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Zahlungsabwicklung. Für kostenpflichtige Abonnements verarbeiten wir Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, E-Mail, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gebuchter Tarif, Zahlungsstatus). Zahlungsdaten wie Kartennummern gibst du direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten).

KI-Assistent (nur bei Nutzung). Nutzt du den KI-Assistenten oder die Textvorschläge (zum Beispiel für Arbeitszeugnisse), werden deine Eingabe und die dafür nötigen Daten aus dem Betrieb an Anthropic übermittelt, um eine Antwort zu erzeugen. Ohne Nutzung findet keine Übermittlung statt. Soweit Beschäftigtendaten betroffen sind, geschieht dies im Auftrag des Betriebs (Art. 28 DSGVO), im Übrigen zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wetter- und Feiertagsdaten. Für die Umsatz- und Personalprognose rufen wir Wetterdaten bei Open-Meteo ab; übermittelt werden nur der Ortsname bzw. die Koordinaten des Standorts, keine personenbezogenen Daten. Schulferien und Feiertage laden wir bei OpenHolidays (openholidaysapi.org); übermittelt werden nur Land und Bundesland. Die Abfragen erfolgen von unserem Server aus, nicht aus deinem Browser.

Support und Kommunikation. Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke nötig ist. Eingesetzte Dienstleister sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden:

• Hosting und Datenbank: Vercel Inc., San Francisco, USA (Anwendung, Serverstandort Frankfurt); Neon, USA (Datenbank, Serverstandort Frankfurt); Fly.io, Inc., USA (Prognosedienst, Serverstandort Frankfurt) – Betrieb der Server, Speicherung aller Daten.
• E-Mail-Versand: Brevo (Sendinblue SAS), Paris, Frankreich – Zustellung der System-E-Mails.
• Zahlungen: Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland – Abwicklung von Abonnements und Rechnungen. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten zum Teil auch in eigener Verantwortung (etwa zur Betrugsprävention und für gesetzliche Pflichten); dabei kann eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA erfolgen.
• KI-Assistent (nur bei Nutzung): Anthropic (Anthropic PBC, San Francisco, USA, bzw. die für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum zuständige Gesellschaft) – Erzeugung von Antworten und Textvorschlägen. Nach den kommerziellen Bedingungen des Anbieters werden übermittelte Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Wetterdaten: Open-Meteo (open-meteo.com) – nur Ortsname bzw. Koordinaten, keine personenbezogenen Daten.
• Feiertage und Schulferien: OpenHolidays (openholidaysapi.org) – nur Land und Bundesland, keine personenbezogenen Daten.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (etwa gegenüber Finanzbehörden) oder du eingewilligt hast.

Grundsätzlich verarbeiten wir Daten in der Europäischen Union. Soweit Dienstleister Daten in den USA oder anderen Drittländern verarbeiten (Stripe, Anthropic), erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission – für die USA des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist – oder auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

• Server-Protokolle: höchstens 14 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung, außer bei einem konkreten Sicherheitsvorfall.
• Kundenkonto und Betriebsdaten: für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende kannst du deine Daten exportieren; danach löschen wir sie innerhalb von 30 Tagen, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Rechnungs- und Buchungsunterlagen: nach den gesetzlichen Fristen (in der Regel 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe; § 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch).
• Links zum Zurücksetzen des Passworts (60 Minuten) und zur Bestätigung der E-Mail-Adresse (24 Stunden) speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hashwert; sie sind nur einmal verwendbar.
• Sitzungs-Cookie: bis zur Abmeldung, höchstens 12 Stunden.

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies und keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, TDDDG).

• Sitzung (authjs.session-token, authjs.csrf-token, authjs.callback-url): hält dich angemeldet und schützt Formulare vor Missbrauch; gültig bis zur Abmeldung bzw. höchstens 12 Stunden.
• Terminal-Gerät (gastlo_terminal): kennzeichnet ein vom Betrieb gekoppeltes Stempel-Tablet, damit dort ohne Anmeldung gestempelt werden kann; gültig bis zu 400 Tage, nur auf dem gekoppelten Gerät.
• Lokaler Speicher des Browsers: Stempelungen ohne Internetverbindung werden kurz zwischengespeichert und beim nächsten Verbindungsaufbau übertragen. Ein Service Worker ermöglicht die Installation als App.

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Eine formlose Nachricht an info@gastlo.de genügt.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem wir unseren Sitz haben.

Ohne die für Registrierung und Anmeldung nötigen Daten können wir kein Kundenkonto bereitstellen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Vorschläge der Software (etwa für Dienstpläne) prüft und entscheidet immer ein Mensch.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.